Logística Aplicada a todo Evento

Por Pablo Ramírez Torrejón, Ingeniero Industrial Universidad de Navarra España Y Especialista en Logística y Abastecimiento en Desastres.

La catástrofe es un acontecimiento inesperado, inhabitual y extraordinario que genera al menos durante un tiempo, una desproporción o desequilibrio en las autoridades por la falta, básicamente, de conocimientos de la logística. Por lo tanto una catástrofe será un suceso inesperado que se instaura de forma rápida, que afecta a un sector de la población, que es de gran importancia, que produce importantes destrozos, tanto físicos como humanos, que supone una desproporción entre necesidades y medios de auxilio, y que obliga a la intervención de medios extraordinarios, siendo estas dos últimas, las características fundamentales de una situación de que podemos denominar “catastrófica”. Por lo general los desastres urbanos tienen una consideración especial ya que por la densidad de población, el hacinamiento de ésta, las superestructuras y las redes de comunicación producirán mayor número de víctimas y damnificados que las que se pueden lamentar en un entorno rural, así como las estrategias para su resolución serán más complejas.

Para plantearnos unas estrategias de solución óptimas tendremos que clasificar las catástrofes urbanas en diversos tipos en función de diferentes criterios de clasificación: Naturales - Geológicas - Climatológicas - Bacteriológicas - Zoológicas.

Independiente de su naturaleza, en estas operaciones de emergencia, la logística es requerida para apoyar la organización e implementación de las acciones de respuesta, para que éstas no sólo sean rápidas, sino también ágiles y efectivas. La movilización del personal, del equipo y del material necesario para el trabajo de las organizaciones que brindan asistencia, y hasta las actividades relacionadas con la evacuación de heridos o la reubicación de poblaciones afectadas por el desastre, requieren de un sistema logístico para ser llevadas a cabo eficientemente.

DOS PRINCIPIOS IMPORTANTES PRIMERO: Que la Logística para el manejo de los suministros humanitarios no puede ser improvisada en el momento de la emergencia, sino más bien debe ser incorporada como una actividad preponderante en la planificación y los preparativos para emergencia de los países y las organizaciones que trabajan en este campo. La posibilidad de utilizar adecuadamente los recursos disponibles o de poder conseguir aquellos faltantes, depende de una identificación previa de su ubicación y disponibilidad, así como de las fuentes para obtener otros que no estén disponibles. Todos los mecanismos que se utilizarán para normalizar los diferentes procesos, todos los documentos necesarios para registrar la información y permitir el control, seguimiento y monitoreo de los suministros y en general, todas aquellas actividades requeridas para el despliegue logístico durante una emergencia, deben ser preparadas, conocidas y probadas con anterioridad.

SEGUNDO: Que los diferentes momentos en el recorrido de los suministros, desde su origen hasta llegar a sus destinatarios, sean las organizaciones que atienden las emergencias o los beneficiarios mismos de esta asistencia, constituyen una cadena cuyos segmentos están estrechamente vinculados y que la gestión de cada uno de ellos repercute en los resultados de los demás. Por eso, el manejo de los suministros debe hacerse mediante un enfoque integral que incorpore todos los segmentos de esta secuencia considerando el vínculo y la interdependencia que existe entre ellos.

HAY QUE CREAR CADENAS DE SUMINISTRO Y CONCIENCIA EN EL ESTADO

Hay que crear una cadena de suministro donde el desarrollo e implementación de una cadena de suministros flexible y una red que integre a todos los involucrados en la catástrofe, sean estos industrias fabricantes, pymes, proveedores, transportistas y empleados, que junto a una unidad sin fisuras, es el primer paso para satisfacer las demandas actuales de la catástrofe donde se puede mantener el éxito competitivo. El emprender este paso es crucial para cualquier gobierno y las empresas, que buscan tomar mejores decisiones de estimación en tiempo real, reducir su inventarios, los costos asociados y acelerar la entrega de productos y servicios. Al hacerlo, las empresas transforman su cadena de suministros desde un ejercicio de trastienda a una operación flexible diseñada para enfrentarse de manera eficaz a las catástrofes actuales.

Estar preparados con una cadena de suministros en red implica los siguientes pasos:

Compartición de información estática o dinámica, incluyendo niveles de inventario, planificaciones, previsiones y documentos de diseño, entre compañías y socios mediante la integración de la Web con sistemas especializados como la planificación de recursos empresariales (ERP).

Realización de transacciones, incluyendo el intercambio de órdenes de pedido, facturas, información de envío, etc., a través de una red como Internet o una red privada virtual (VPN).

Establecimiento de comunidades de negocio, como portales, mercados Web financieros y comunidades de subastas y licitaciones, para permitir el desarrollo de los negocios y la integración a las empresas. A través estos cambios, el Estado y sus gobiernos regionales pueden verse así mismos como una única organización virtual. Los envíos se realizan bajo demanda y justo a tiempo, y el ciclo de pago se simplifica.

Como resultado, las compañías cambian la forma de dirigir las catástrofes y cómo los afectados pueden recibir rápidamente los productos necesarios para poder enfrentar los día venideros después de la catástrofe.

Minimizar los costos fijos: Desplegar activos y recursos buscando flexibilidad. Diseñar los productos para poder intercambiar y estandarizar las piezas. Adoptar y extender indicadores comunes de prestación y estándares de calidad. Localizarse en las gestiones de aquellas actividades de mayor contenido estratégico. Concentrarse en las áreas que aportan el máximo impacto en los negocios. Ejecutar externamente las actividades no estratégicas y no competitivas. Usar planteamientos de "logística fluida": Diseñar los procesos para lograr un flujo continuo de materiales y minimizar los tiempos de ciclo y los niveles de existencias.

Diseñar redes logísticas flexibles: Crear y gestionar relaciones flexibles a lo largo de toda la cadena de suministros. Aprovechar la tecnología de la información para enlazar los procesos entre los socios de la cadena.

Gestión de Fichas de Calidad: Las fichas de calidad son las que especifican las condiciones mínimas físicas que deberán reunir los elementos de asistencia humanitaria.

Gestión de Proveedores: Consiste en la determinación del listado de proveedores que más se ajustan a las necesidades, entregando los elementos de asistencia humanitaria en las condiciones de calidad y cantidad requeridas. La gestión de proveedores también implica la adopción de alianzas estratégicas y acuerdos especiales entre proveedores para obtener una disminución de costos o la inclusión de valor agregado a los elementos entregados.

JUSTO A TIEMPO EN GESTION DE APROVISIONAMIENTOS HUMANITARIOS.

El enfoque “Justo a Tiempo” surge en Europa y Estados Unidos a principios de los años ochenta, recogiendo las ideas del sistema que se había ido configurando en la industria japonesa desde la Segunda Guerra Mundial. Se ha escrito mucho desde entonces sobre este enfoque, pero quizá la caracterización más ampliamente reconocida es el planteamiento de unos objetivos ideales que algunos autores han denominado los Ceros Olímpicos, que son: Cero Stock en la cadena logística, Cero Defectos (los que causan exceso de costos e irregularidades que acaban traduciéndose en Stock), Cero Averías (que interrumpen el flujo de materiales y causan irregularidades), Cero Plazos (sólo así se puede llegar a dar el servicio adecuado a los afectados sin incrementar el Stock), y Cero Papel (Significa que la exactitud y la rapidez de la transmisión de la información es la base imprescindible para lograr otros objetivos).

Lo cierto es que en el intento de introducir mejoras que permitan reducir el Stock del proceso logístico, poco a poco se ha descubierto la necesidad de introducir nuevos objetivos que complementen los anteriores.

Cabe destacar por su importancia los siguientes:

Cero Accidentes de Trabajo: Lo mismo que las averías de máquinas interrumpen el flujo de materiales, también lo hacen los accidentes, por lo que es preciso tomar medidas preventivas para evitarlos.

Cero Desprecios por las Capacidades del Personal: Este objetivo indica que es necesario involucrar al personal en los procesos de mejora. Si se quiere lograr un avance continuo y consistente es necesario, cuidar, potenciar y desarrollar las capacidades de quienes trabajen en una cadena de suministros.

Cero Desperdicio de Materiales: El desperdicio puede ser causa de errores y problemas que afectan a la institución negativamente, incluso después de que se han entregado los elementos de asistencia humanitaria. En particular, el exceso de inventario y papeleo a través de toda la organización se debe a las irregularidades causadas por excesos inflexibles, mano de obra estática, y políticas y procedimientos organizativos excesivamente rígidos para enfrentarse a unas exigencias del mercado humanitario que cada vez cambian con más frecuencia. El despilfarro de recursos es consecuencia de los “Excesos” cometidos, por ejemplo, con la acumulación de stocks o con procesos y tecnologías mal utilizadas, y de los ineficaces procedimientos de ajuste a las necesidades de una realidad cambiante.

El sistema de aprovisionamiento humanitario no es ajeno al exceso de papeleo e inventario que se produce como consecuencia de las irregularidades a las que debe hacer frente. Estas irregularidades proceden, tanto de la actuación del usuario, como de la del proveedor. La aplicación del enfoque “Justo a Tiempo” en aprovisionamientos humanitarios, participa de todos los cambios que se han producido en los ámbitos señalados y quizá los integra mejor que ningún otro enfoque planteado hasta ahora. Los objetivos del enfoque “Justo a Tiempo” aplicado en aprovisionamientos humanitarios pueden resumirse en los siguientes aspectos: Entregar partes y componentes “Justo a Tiempo” al usuario, para fabricación o para montaje.

Eliminar todo despilfarro en actividades que no añadan valor al producto en el proceso. Lograr que las transacciones se hagan con un mínimo de complejidad. Para la consecución de estos objetivos es preciso obtener del proveedor: Calidad Asegurada: Para conseguirla es necesario poner el énfasis en la selección de un proveedor que disponga de una adecuada capacidad (en cuanto a tecnología y organización) y en desarrollar la relación apropiada que le permita desplegar sus capacidades en la dirección requerida.

Entregas Frecuentes: Para ello, es útil contar con proveedores cercanos, pero también es esencial establecer unas relaciones duraderas que les permitan poner a punto su sistema de producción y los procedimientos que faciliten los intercambios de materiales e información según la filosofía de “Justo a Tiempo”. No obstante, el camino hacia el enfoque de “Justo a Tiempo” en aprovisionamientos puede provocar ciertos temores y recelos por parte de proveedores, que en algunas ocasiones vienen avalados por experiencias negativas, con aplicaciones realizadas por clientes que no habían entendido plenamente el significado de este enfoque, que es preciso superar.

Estos temores pueden resumirse en: Ver traspasado el Stock de artículos de sus clientes, con sus costes y sus correspondientes riesgos de obsolescencia. Verse obligados a hacer un mayor esfuerzo en calidad o en realizar entregas frecuentes y rápidas, sin percibir por ello un aumento en el beneficio.

A) LOGISTICA DE TRANSPORTE: En operaciones de Prevención y Atención de Desastres, el componente de transporte es utilizado para desplazar cuatro elementos vitales en emergencias: Pacientes, Personal Operativo, Abastecimientos, Equipo especializado en búsqueda y rescate. Toda entidad operativa debe conformar una red de transportes con sub.-redes para el transporte de pacientes, personal operativo, abastecimientos y equipo especializado. Cuando una entidad operativa va a atender una emergencia o va a trasladar elementos para la prevención de las mismas, debe tener en cuenta las siguientes variables: dimensiones y peso de los elementos a trasladar, distancia que debe recorrer, tiempo del que se dispone, capacidad de los vehículos y costos de traslado. Para elegir o adquirir un vehículo, se deben tener en cuenta los siguientes puntos: autonomía de funcionamiento, capacidad de carga, espacio disponible, consumo de combustible, facilidad de mantenimiento y repuestos, facilidad de manejo y operación.

B) LOGÍSTICA DE ALMACENAMIENTO: Durante los procesos de almacenamiento de equipos o diferente tipo de abastecimientos debemos tener en cuenta las siguientes recomendaciones básicas: Llevar adecuados inventarios. Proteger los elementos contra el polvo y la humedad. Mantener las bodegas bien ventiladas. Mantener las bodegas con adecuada iluminación. Mantener sistemas contra incendio a la mano. Mantener los equipos y abastecimientos bien organizados. Realizar limpieza periódica. Evitar almacenar materiales combustibles en recintos cerrados. Mantener vías de evacuación despejadas. Mantener bien señalizada y demarcada la zona de almacenamiento. Mantener un adecuado Kit de herramientas. Trabajar siempre con la ropa y el calzado adecuado. Mantener a la mano dispositivos para el manejo de carga como gatos y montacargas. Garantizar que las instalaciones eléctricas e hidráulicas de la zona de almacenamiento se encuentran en buen estado.

Mantener un buen botiquín en la zona de almacenamiento. No mezclar equipos y componentes sin conocimiento técnico. Las paletas de almacenaje ayudan a aislar la carga del piso, evitando que ésta se deteriore por acción de la humedad facilitando el flujo de aire. Existen paletas de madera (menos durables, pero más económicas), de plástico y metal.

+ Cadena de Frío: La logística de los productos congelados tiene ciertas peculiaridades que requieren de la máxima atención por parte de todos los que participan en ella. En operaciones de atención de emergencias, se necesitan trasladar algunos elementos como vacunas, medicinas y alimentos que requieren el sostenimiento de una cadena de frío.

+ Almacenaje: Los productos se deben colocar en las cámaras de almacenamiento de forma que no entorpezcan la circulación del aire. Las cámaras o neveras deben abrirse el menor tiempo posible. Las puertas de las neveras se deben ajustar lo máximo posible.

+ Paletización de elementos fríos: Se recomienda el uso de la paleta 1200x800mm y peso máximo de las unidades de carga de 1000 Kg, con una altura máxima de 2m.

+ Operaciones de Carga y Descarga: Se requiere máxima urgencia en estas operaciones. Los vehículos deben preenfriarse a la temperatura más baja y próxima a la del producto que se va a transportar. El transporte debe contar con instrumentos de medición de temperatura.

C) LOGISTICA DE DISTRIBUCION: La Logística de Distribución implica procesos como los descritos a continuación: La determinación de rutas críticas de distribución con sus respectivos mapas; aspectos relacionados con señalización y seguridad de los elementos a ser distribuidos; adopción de estrategias de distribución de elementos de asistencia humanitaria entre personas afectadas; entrega de elementos a los afectados directamente; entrega indirecta a través de los líderes comunitarios; distribución masiva de elementos a través de medios aéreos como paracaídas. La logística de distribución debe tener en cuenta los mecanismos de control y seguimiento de los elementos entregados en la comunidad afectada, es decir, planillas, tablas de control y tablas de seguimiento, entre otros.

RECOMENDACIONES EN EL ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS.

Tener en cuenta las siguientes recomendaciones: Deben almacenarse en áreas alejadas de alta contaminación. La zona de almacenamiento debe facilitar la movilidad de cajas Asignar áreas específicas para los medicamentos que requieran refrigeración y control especial. El método de ordenamiento debe ser adecuado para facilitar el control de las fechas de vencimiento. Debe observarse cualquier evidencia de inestabilidad de los medicamentos: Precipitados, turbidez, crecimiento de hongos, separación de fases en emulsiones, cambios de color, indicios de oxidación. Los medicamentos fotosensibles deben almacenarse protegidos de la luz. Los medicamentos termolábiles deben almacenarse a temperaturas adecuadas, sin que las mismas varíen mucho.

Los medicamentos inflamables deben almacenarse en sitios que posean una adecuada ventilación, temperatura y humedad controladas. Para aquellos medicamentos que requieran de refrigeración, los cuartos fríos, los refrigeradores y los congeladores deben protegerse contra los apagones mediante generadores eléctricos de emergencia.